Customer Relationship Management Automatisierung

Die CRM Automatisierung sorgt dafür, dass Informationen zu Kundenbindung und Kundenansprache komfortabel verwaltet werden können. Im Rahmen der CRM Automatisierung werden alle Daten der Kunden sowie sämtliche Transaktionen, unter anderem auch die Kommunikation mit diesen zunächst erfasst und dann in einer Datenbank gespeichert werden.

CRM Automatisierung – weitere Details

Auf diese Weise stehen den Mitarbeitern aufbereitete Informationen in Bezug auf Vertrieb, Kommunikation und Marketing zur Verfügung, die eine zielgerichtete und exakte Kundenansprache ermöglichen. Je mehr Informationen durch die CRM Automatisierung gesammelt werden können, desto exakter kann die Ansprache der Kunden erfolgen. Mittlerweile ist eine Unternehmensstrategie möglich, die sich komplett an den einzelnen Kunden orientiert. Die CRM Automatisierung versucht mit der Hilfe hochmoderner Technologien Kundenbeziehungen dauerhaft aufzubauen und anschließend zu festigen. Hierbei unterstützen individuelle Konzepte im Service, Vertrieb und Marketing.

CRM Automatisierung in zwei wichtigen Bereichen

Die zentrale Gestaltung der Unternehmensstrategie in Bezug auf Kunden wird umgesetzt, indem sie auf alle Geschäftsprozesse der Kunden ausgerichtet wird. Wird dabei die CRM Automatisierung zur Zusammenführung dieser Informationen eingesetzt, werden hierbei gute Erfolge erzielt. Mit der CRM Automatisierung werden profitable Kundenbeziehungen gestaltet und aufgebaut, damit der Unternehmenswert erhöht werden kann. Dieses Ziel kann aber nur erreicht werden, wenn die Kundenzufriedenheit proaktiv gestaltet wird. Zu diesem Zweck müssen die kundenbezogenen Geschäftsprozesse optimiert werden. Die CRM Automatisierung wirkt dabei unterstützend, denn so sind systematische Kontrolle und Planung aller Veränderungen möglich. Alle Vorgaben, die für eine kundenorientierte Reorganisation erforderlich sind, entnimmt das Unternehmen der Kundenbeziehungsstrategie.

Der Mittelpunkt der CRM Automatisierung

Im Zentrum der CRM Automatisierung steht also die dauerhafte Pflege der Kundenbeziehungen. Die Bewertung der Geschäftsbeziehungen sollte sich aufgrund dessen nicht nur an kurzfristigen Profiten orientieren, sondern wird langfristig gesehen. Betrachtet man diesen Hintergrund, kann so die Motivation von Banken erklärt werden, dass diese bereit sind, in den ersten Jahren von Geschäftsbeziehungen negative Zahlen zu akzeptieren, beispielsweise bei einem kostenlosen Konto für einen Studenten, da hier eine rentable Geschäftsbeziehung erwartet wird, sobald dieser in das Berufsleben eintritt. Ein wichtiger Punkt für den Anstoß einer dauerhaften Kundenbeziehung ist, dass mit steigender Dauer der Beziehung, der sich daraus ergebende Gewinn maximiert werden kann. Da mit der CRM Automatisierung die Kundenzufriedenheit wesentlich gesteigert und so auch die Dauer der Kundenbindung ansteigt, ergeben sich hieraus wichtige Voraussetzungen für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Die Kundenzufriedenheit ist das Resultat eines Vergleichsprozesses, der zwischen den Erwartungen der Kunden und dem real wahrgenommen Niveau der Leistungen stattfindet.

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Industrie 4.0 und ERP Software

Unter dem Name Industrie 4.0 wird seit 2011 eine neue Ära in der Technologisierung der industriellen Fertigung eingeläutet. So richtig populär wurde der Begriff erst 2013/2014. Was verbirgt sich dahinter?

In den letzten Jahren haben sich zwei Trends deutlich hervorgetan: Zum einen wächst der Wettbewerbsdruck in der Fertigung weiter, der Trend ließ sich trotz aller Bemühungen nicht verlangsamen, oder gar stoppen und zum anderen erwartet der Endverbraucher ein immer deutlicher individualisiertes Produkt. Die Losgröße „1“ ist häufig nicht mehr die Ausnahme, sondern wird zu Regel. Die fertigenden Unternehmen stehen also vor der Herausforderung zwei auf den ersten Blick sehr gegensätzliche Trends unter einen Hut zu bringen: Weitere Effizienzsteigerungen bei gleichzeitiger Berücksichtigung individueller Kundenwünsche, die im bisherigen System eigentlich immer ein Effizienkiller waren.

Die notwendigen Anpassungen, die Unternehmen bereits vollziehen oder noch vollziehen müssen, um den Zielzustand zu erreichen sind vielfältig und bedeuten nicht selten eine Änderung von Grund auf. Eingespielte Prozesse werden infrage gestellt, geplante Investitionen im Hinblick auf das neue Zielbild geprüft und nicht zuletzt müssen heute vorhandene Ressourcen neu ausgerichtet werden. Change Management wird eine der wichtigsten unterstützenden Disziplinen in diesem Prozess sein, denn Veränderung fällt manchmal schwer.

Wie passen Industrie 4.0 und ERP Systeme zusammen?

Nun, vor allem ein Wort soll den Geist der vierten industriellen Revolution beschreiben: Smart. Produktionssysteme und Maschinen die untereinander kommunizieren und sich in Grenzen selbstständig aufeinander anpassen und optimieren. So ist die Vorstellung, die Forscher seit einigen Jahren pflegen und die allmählich in die Köpfe der Wirtschaft vordringt. ERP Systeme werden dabei eine steuernde Rolle übernehmen und so kann davon ausgegangen werden, dass in den nächsten 5-15 Jahren eine Welle von ERP-Modernisierungen stattfinden wird, denn ein Großteil der heute im Betrieb befindlichen Systeme ist bereits in die Jahre gekommen.

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Warenwirtschaftssoftware

Das Informationszeitalter hat bekanntlich auch in den Betrieben ihren Platz gefunden. Die Warenwirtschaftssoftware verwaltet nicht nur die Warenmengen, sondern gibt verlässliche Informationen über den Zugang und Abgang von einzelnen Produkten in der Warenwirtschaft. Generell besteht eine Warenwirtschaftssoftware aus drei Bestandteilen. Der Adressverwaltung, der Artikelverwaltung und der Belegverwaltung.

Adressverwaltung einer Warenwirtschaftssoftware

Zum ersten Teilbereich gehören die Adressen der Kunden, der Mitarbeiter oder auch der Vertreter. Ob es sich bei der besagten Person um Mitarbeiter, Kunden oder vielleicht sogar beides handelt entscheidet man erst später, weshalb im Ganzen von der Adress- und nicht der Kundenverwaltung oder Mitarbeiterverwaltung gesprochen wird.

Artikelverwaltung einer Warenwirtschaftssoftware

Der zweite Bereich beinhaltet die Artikelverwaltung. Alle Daten die zu einem Produkt gehören oder diesem zugeordnet werden können bearbeitet werden. Dies geht weit über die Stammdaten des Artikels wie Artikelnummer, Bezeichnung und Preis hinaus.

Belegverwaltung einer Warenwirtschaftssoftware

Auch die Belegverwaltung darf nicht außen vor stehen. Denn erst ein Beleg bringt die Stammdatensäulen Adressen und Artikel in Bewegung, in dem Belege gebucht werden.
Ein Artikel wird von einer Adresse – dem Lieferanten – eingekauft durch Belege wie Bestellung und Wareneingang und der Artikel wird an eine Adresse – dem Kunden – verkauft durch Belege wie Auftrag, Lieferschein und Rechnung.

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PPS System

Die Produktionsplanung und -steuerung bildet heute nach wie vor den Kern eines jeden Industrieunternehmens. Von besonderer Bedeutung ist in diesem Fall die Optimierung des gesamten Produktionssystems. Unter einem PPS System versteht man computergeschützte Produktionsplanungs- und –steuerungssysteme, welche zur operativen Planung und Steuerung des Produktionsgeschehens in einem Industriebetrieb eingesetzt werden. Ein PPS System folgt einem Konzept der stufenweisen Sukzessivplanung mit zunehmendem zeitlichem Detaillierungsgrad. Ergebnisse einer vorgelagerten Stufe gehen als Vorgabe in die nächste Stufe ein. Die Aufgabe des Programms ist es, kurze Durchlaufzeiten, angemessene Bestandshöhen und eine wirtschaftliche Nutzung der Betriebsmittel zu generieren.Das PPS System ist oftmals schon Bestandteil des ERP Systems, jedoch ist dieses Modul einzeln, bereits vorgefertigt oder speziell auf das Unternehmen zugeschnitten erhältlich.

Bereiche eines PPS Systems

Mit einem PPS System wird die Produktion geplant und die Umsetzung des Planes gesteuert. Die Produktionsplanung umfasst folgende Bereiche: Produktionsprogramm, Materialbedarf, Losgrößen, Reihenerfolgsplanung und Kapazitätsplanung mit Durchlaufzeitberechnung und Terminierung des Auftrages. Durch das PPS System erreichen sie vollkommene Kontrolle über alle genannten Bereiche und verknüpfen diese nach Ihren Vorstellungen. PPS Systeme gewinnen für Klein- und Mittelständische Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Sie sind somit für Anbieter dieser Software eine interessante Zielgruppe.

Ziele eines PPS Systems

Zu den Zielen eines PPS Systems gehören unter anderem die Minimierung der Durchlaufzeiten, die Minimierung der Terminabweichungen, hohe Kapazitätsauslastungen, niedrige Lagerbestände oder die hohe Fertigungsflexibilität. Produktionsplanungssystem unterstützt die Abläufe und Prozesse der Produktbereitstellung .Mit Hilfe eines PPS-Systems werden Aufträge abgewickelt, Produkte konfiguriert, produziert und ausgeliefert.

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PPS Software

Die Produktionsplanung und -steuerung bildet heute nach wie vor den Kern eines jeden Industrieunternehmens. Von besonderer Bedeutung ist in diesem Fall die Optimierung des gesamten Produktionssystems. Unter einer PPS Software versteht man computergeschützte Produktionsplanungs- und –steuerungssoftware, welche zur operativen Planung und Steuerung des Produktionsgeschehens in einem Industriebetrieb eingesetzt werden. Eine PPS Software folgt einem Konzept der stufenweisen Sukzessivplanung mit zunehmendem zeitlichem Detaillierungsgrad. Ergebnisse einer vorgelagerten Stufe gehen als Vorgabe in die nächste Stufe ein. Die Aufgabe des Programms ist es, kurze Durchlaufzeiten, angemessene Bestandshöhen und eine wirtschaftliche Nutzung der Betriebsmittel zu generieren. Die PPS Software ist oftmals schon Bestandteil des ERP Systems, jedoch ist dieses Modul einzeln, bereits vorgefertigt oder speziell auf das Unternehmen zugeschnitten erhältlich.

Bereiche einer PPS Software

Mit einem PPS Software wird die Produktion geplant und die Umsetzung des Planes gesteuert. Die Produktionsplanung umfasst folgende Bereiche: Produktionsprogramm, Materialbedarf, Losgrößen, Reihenerfolgsplanung und Kapazitätsplanung mit Durchlaufzeitberechnung und Terminierung des Auftrages. Durch das PPS System erreichen sie vollkommene Kontrolle über alle genannten Bereiche und verknüpfen diese nach Ihren Vorstellungen. PPS Software gewinnt für Klein- und Mittelständische Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Sie ist somit für Anbieter dieser Software eine interessante Zielgruppe.

Ziele einer PPS Software

Zu den Zielen einer PPS Software gehören unter anderem die Minimierung der Durchlaufzeiten, die Minimierung der Terminabweichungen, hohe Kapazitätsauslastungen, niedrige Lagerbestände oder die hohe Fertigungsflexibilität. Produktionsplanungssystem unterstützt die Abläufe und Prozesse der Produktbereitstellung .Mit Hilfe eines PPS-Systems werden Aufträge abgewickelt, Produkte konfiguriert, produziert und ausgeliefert.

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ERP Vergleich

Richtig ausgewählt und eingeführt kann ein ERP System entscheidende Wettbewerbsvorteile verschaffen. Aber auch das Gegenteil könnte eintreten. Denn die falsche Herangehensweise, fehlende ganzheitliche Betrachtung und unprofessionelle Einführung können nicht nur Kosten sehr schnell in die Höhe treiben, sie sind vor allem sehr zeitaufwendig! Neben kostenpflichtigen ERP Systemen gibt es auch kostengünstige oder sogar kostenlose ERP Systeme, die Ihnen die Entscheidung immens erschweren.

Gründe für einen ERP Vergleich

Der ERP Softwaremarkt ist kaum überschaubar, denn es gibt unzählige ERP- und auch CRM Anbieter für die unterschiedlichsten Branchen, Module oder Unternehmensgrößen. So gibt es zum Beispiel Anbieter, die ausschließlich Komplettangebote vertreiben oder auch Anbieter, die spezielle Branchenlösungen anbieten. Des Weiteren gibt es Anbieter, die sich auf den ERP Software Vertrieb von Großunternehmen spezialisiert haben und wiederum andere, die ERP Lösungen eher an kleine und mittelständische Unternehmen verkaufen. Ein Vergleich der verschiedenen Anbieter würde sich deshalb enorm lohnen und Kosten einsparen.

Vorgang eines ERP Vergleichs

Wie vergleicht man eigentlich verschiedene ERP Systeme? Dazu gibt es verschiedene Ansatzpunkte. Zum einen gibt es im World Wide Web zahlreiche Firmenverzeichnisse, die viele ERP Anbieter aufgeführt haben und Kontaktmöglichkeiten anbieten. Zum anderen gibt es auch für den Bereich ERP spezielle Unternehmensberater. Eine intensive Suche rentiert sich! Je passender das verwendete ERP System ist, desto größer ihr Erfolg beziehungsweise geringer die dazu entstehenden Kosten.

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ERP Systeme

Jedes Unternehmen richtet seine organisatorischen Abläufe nach spezifischen Kriterien aus. Durch diese Ausrichtung entstanden mit dem modernen technischen Fortschritt orientierende Hilfsmittel wie beispielsweise ERP Systeme. Deren konzeptioneller Ansatz darin besteht, zum Management unternehmensbezogener Aufgaben beizutragen.

ERP Systeme optimieren die Effizienz eines Unternehmens

Die effiziente Verplanung von Ressourcen ist in diesem Fall die Aufgabe eines sogenannten ERP Systems. Diese ERP Systeme bzw. Unternehmensressourcenplanungs Systems unterstützen die Planung eines gesamten Unternehmens um die vorhandenen Ressourcen so optimal wie möglich zu nutzen! Es handelt sich dabei um ein komplexes softwaregestütztes System. Wenn das ERP System richtig eingesetzt wird, ermöglicht sie dem Unternehmen die Effizienz der Produktion zu erhöhen und somit die damit verbundenen Kosten zu senken! Besonders Geschäftsprozesse können durch den Einsatz von ERP Systemen optimiert werden.

Individuelle Anpassung eines ERP Systems an das Unternehmen

Typische Funktionärsbereiche eines ERP Systems sind die Bereiche Personalwirtschaft, Produktion, Controlling, Dokumentenmanagement und viele mehr. Sie integrieren interne und externe Management-Informationssysteme für die gesamte Organisation, und für die Bereiche Finanz-/ Rechnungswesen, Fertigung, Vertrieb und Service, Customer Relationship Management, Automatisierung. Grundlegend gibt es verschiedene Ausgangspunkte bei ERP Systemen, die sich voneinander trennen lassen. Zum einen gibt es die auf fachlicher Basis agierende ERP Systeme, die sich jeder spezifischen Zielbranche anpassen und darauf abgestimmt sind. Des Weiteren lässt sich jedes ERP System an die Größe, das Betriebsvolumen und die Standorte des Unternehmens je nach Vorgabe anpassen!

Webbasierte ERP Systeme

Webbasierte ERP Systeme gelten gegenwärtig als besonders zukunftsträchtige softwaregestützte Produkte, um unternehmensinterne Ressourcen adäquat zu verwalten.

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Digitale Archivierung

Wer ein DSM System verwendet steht oft an der Weggabelung zwischen dem Sparen von Zeit und Geld und auf der anderen Seite der Angst um Missbrauch des Datenschutzes. Beim Prozess der Archivierung von analogen Dokumenten in ihre digitalen Klone wird heut zutage nicht viel Zeit verloren. Einfache schritt für schritt Verfahren sind oft die effizientsten Wege um diesen Prozess in die Tat um zu setzen. Die oft sehr empfindlichen Dokumente bedürfen allerdings auch Qualitätskontrolle, unleserliche oder veraltete Daten, werden entweder im Vorab vom Auftraggebers aussortiert oder sollten spätestens vom Dienstleister mit entsprechenden Hinweisen Markiert werden. Bei der Digitalisierung bedarf es jedoch nicht nur zahlreicher Hände, welche schlichte Vorgänge wie das Einlegen oder Vorsortieren übernehmen, sondern auch an ständigen Überprüfungen des schon digitalisierten Materials auf eventuelle Fehler während der Digitalisierung oder bei der Katalogisierung auf dem Server.

Steht an dieser stelle kein ausgereifter und erprobter Workflow, kommt es sehr schnell zu schwerwiegenden Fehler, welche eine gesamten Projekt korrumpieren können. Einzelne fehlende bzw. falsch abgespeicherte Dokumente verhindern gesamte Auswertungen oder die Speicherstruktur entspricht nicht der vom Auftraggeber vorgegebenen. Ist ein solcher Fehler erst einmal Aufgetreten, müssen unverzüglich Schritte eingeleitet werden um das Problem zu erkennen zu Lösen und die entsprechenden Vorgaben an Mitarbeiter bzw. verantwortliche weitergegeben werden. Auch die Zwischenlagerung bzw. die Anlieferung sowie die eventuelle Zerstörung, sollten mit dem Kunden abgesprochen sein, bevor eventuell gravierende Fehlentscheidungen getroffen werden. Ist die Archivierung erst einmal abgeschlossen, gilt es noch die Daten entsprechend zu sichern und eine Kopie für den Auftragsgeber zu erstellen.

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Trends und Problematik

Die Trends bei dokumenten management software gehen Unterschiedlichen Weg. Der Benutzer, welcher schlussendlich mit einem DMS System arbeitet, hat oft vollkommen andere Vorstellungen, als der Verantwortliche der Firma, welcher das Programm eingeführt hat oder der Entwickler, der das Programm erstellte. Vom Betrachtungswinkel, des Verantwortlicher einer Firma, welche sich ein DMS System anschafft, sollte dies möglichst großen Nutzen für die Firma bringen, ohne übermäßig Ressourcen zu verschwenden. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die verwendete Software eine möglichst große Bandbreite an Anwendungen, Abteilungen und Vernetzungen anbietet. Diese allgemeine Abdeckung von quasi sämtlichen Zweigstellen, Abteilungen und Mitarbeitern, kann allerdings auch zu intensiven Problemen führen. Die einzelnen Mitarbeiter, welche täglich mit Programmen und Softwarelösungen solcher art umgehen müssen, klagen oft über Probleme. Die von der Idee her gute Grundlage, löst sich in der Praxis komplett auf. Durch die vielen einzelnen Beschäftigten mit eigenen Ideen und workflows, werden Programme dieser Art erst einmal schleppend aufgenommen.

Grundlegend, kann hier mit gezielten Lehrgängen das Wissen der Mitarbeiter auf einen entsprechenden Wissensstand gebracht werden. Doch trotz diesen Möglichkeiten, stellen dokumenten management software oft noch Probleme für viele Benutzer da. Die oft alles umfassenden Programme, sind meist zu umfangreich. Einzelne Abteilungen, welche nur bestimmte Anwendungen bräuchten, werden von der Vielfalt erschlagen. Einzelne eigentlich simple Anwendungen, werden verkompliziert. Ist die Gewöhnung an derartige Programme jedoch erst einmal Abgeschlossen, dienen sie den Wünschen der Firma vollständig. Immer Mehr Entwickler solcher Software, setzen auf das Prinzip von kleinen einzelnen Pakten. Diese können flexibel hinzugefügt, ausgetauscht oder entfernt werden, je nach Bedarf der Mitarbeiter und Geschäftsführung.

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Für wen ist DMS geeignet

Jede Firma welche Dokumente in irgendeiner Form in anlegt, bearbeitet und natürlich Nutzt, wird früher oder später ein System für die Ablage, Sicherheitskopien, Speicherorte und mehr benötigen. Je nach größte der Firma bzw. deren Aufgabenbereiche bzw. der Mitarbeitanzahl, welche in das aktuelle System mit eingebunden sind, lohnt es sich sehr schnell eine Dokumenten Management Software, in Kombination zu ERP, anzulegen. Schon bei einer Mitarbeiteranzahl von Zehn Personen, welche alle, ähnliche Daten zu Dokumenten verarbeiten oder noch wichtiger, wenn deren Arbeit auf den Ergebnissen der andern Aufbaut, empfiehlt es sich eine DMS Software einzuführen. Diese Regelt alle aufkommenden Probleme, wie Inhaltsüberlagerung, Zugriffseinschränkungen und mehr.

Das andere extrem, sind große Unternehmen, in denen nur wenige Mitarbeiter für die Ordnung und Sortierung der Dokumente zuständig sind. Hier wird schnell klar, dass ohne ein einheitliches System einfachste Informationen über Dokumente, beispielsweise deren Lagerplatz, zur Herausforderungen werden. Speziell die Mischung aus analogen Daten bzw. Datenarchiven und digitalen, zwingt das Unternehmen in ein Datenchaos. Daher ist eine Dokumenten Management Software Lösung für Unternehmen, welche keine einheitlichen Speicherformate vorweisen, also zwischen analog und digital unterscheiden, äußerst nützlich. Die noch analogen relativ unsicheren Dokumente, können mit einer Solchen Software digitalisiert und Archiviert werden. Der Austausch zwischen Abteilungen bzw. Mitarbeitern, wird somit wesentlich erleichtert. Gerade auch bei Unternehmen, welche mehrere, geografisch getrennte Standtorte haben, ist die DMS Lösung fast unumgänglich. Verschiedene Büros, können so über einen oder wenige Mitarbeiter organisiert werden. Die Daten werden so zu sagen globalisiert. Durch die Möglichkeit, sämtliche Informationen über das Internet abzufragen, steigt die Flexibilität und Übersicht enorm.

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